چك ليست برگزاري يك مصاحبه مطبوعاتي
January 31, 2007
ماحصل كارگاه برگزاري گردهماييها مطالب مفيد دكتر زارعيان بود در مورد برگزاري مصاحبههاي مطبوعاتي و مواردي كه روابط عمومي براي برگزاري يك مصاحبه مطبوعاتي مدنظر داشته باشد. در موارد ذيل، مصاحبه هم، نوعي گردهم آيي ديده شده است كه تكتك موارد مهم و قابل توجه و بهكار بستن آن در برخي موارد ضروري است. چك ليست مورد بحث به شرح ذيل است:
مصاحبه مطبوعاتي:1. اطلاع از نظر مدير يا تعيين مصاحبه شونده
2. تعيين موضوع ( چند موضوعي و تك موضوعي)
3. تعيين و تنظيم زمان ( زمان از طرف روابط عمومي ميبايست پيشنهاد ميشود نه از طرف مصاحبه كننده1 تا4 شنبه بهترين زمان است، با مصاحبه فرد ديگري تداخل نداشته باشد)
4. تعيين مكان برگزاري مصاحبه: ميز و صندلي، ميكروفن، فضاي فيزيكي سالن، محل استقرار مصاحبه شونده مدير جلسه و مدعوين و خبرنگاران
5. تهيه بيوگرافي مصاحبه شونده : به صورت مكتوب و شفاهي توصيه ميشود
6. عكاس بايد داشته باشيم
7. ضبط داشته باشيم
8. خودكار و مداد باشد
9. اطلاعات يا جزوه آماده باشد
10. آب و پارچ يا ليوان باشد
11. امكانات قبل و بعد از جلسه داشته باشيم.
12. تلفن و فاكس بايد تعدادي خارج از سالن وجود داشته باشد و امكانات ميل
13. مترجم براي موارد مورد لزوم
14. سي دي عكس از برنامه و شخص مصاحبه شونده استفاده شود.
15. ويدئو پرژكشن و ويدئو آماده باشد ترجيحا لپتاپ و كامپيوتر آماده باشد
16. تهيه ليست خبرنگاران: الف) خبرنگاران روزنامهها ب) خبرگزاريها ج) صدا و سيما د)خبرنگاران تخصصي ه) خبرنگاران آزاد و) عكاسان
17. مشخص كردن كسانيكه بايد در كنار مصاحبه شونده باشند. از سازمان ( معاونين يا مدير كل يا كارشناس) يا خارج از سازمان ( خيرين يا ... )
18. ارسال كارت دعوت يا دعوتنامه الف: مصاحبه شونده ب) موضوع ج) زمان د) اعلام شماره تماس
19. پيگيري و اطمينان از رسيدن دعوتنامه
20. يادآوري تلفني
21. كار ويژه با خبرنگاران راديو و تلويزيون و خبرگزاريها
22. اطلاع به مسئول مربوطه براي تميز كردن سالن
23. اقدامات روز قبل از مصاحبه: بازيد سالن، هماهنگي با حراست و نگهباني، پيشبيني پاركينگ براي خبرنگاراني كه خودرو دارند، تست ميكروفن و دوربين و ...
24. اقدامات روز مصاحبه، بازيد نهايي سالن، حضور قبل از همه در سالن، كنترل نگهباني و پاركينگ، استقرار مأمور راهنما، پذيرايي تدريجي از دعوت شدگان، يادداشتت خبرنگاران حاضر، شروع مصاحبه با معرفي مصاحبه شونده توسط روابط عمومي، كنترل نظم سالن، خيرمقدم، اسامي خبرنگاران رو مصاحبه شونده بدهيم. اگر خبرنگاري خواست سؤال كند، خودش رو معرفي كند.
25. مشايعت خبرنگاران
26. آماده كردن خودرو براي جابجايي خبرنگاران
27. پياده كردن نوار
28. تنظيم خبر و ارسال براي خبرنگاراني كه حضور نداشتهاند.
29. تماس با خبرنگاران راديو تلويزيون براي اطلاع از زمان پخش
30. ضبط برنامه بعد از پخش
31. تهيه بريده جرايد روز بعد
32. تحليل محتواي اخبار انتشاريافته
33. تشكر از خبرنگاراني كه مطلب رو خوب كار كردهاند.
34. قيد اين برنامه در گزارش ماهيانه روابط عمومي
نوشته شده توسط haghverdi در ساعت 08:04 AM نظر (1)
تعاريف، آسيبها و اهداف برگزاري همايش
January 27, 2007
يكي از وظايف هر روابط عمومي برگزاري همايش، كنفرانسهايخبري و گردهمآييهايي از اين قبيل است. براي هر يك برنامههايي كه يك روابط عمومي برگزار ميكند، واژه و تعريف خاصي وجود دارد كه غالباٌ به دليل بياطلاعي از تعريف صحيح اين برنامهها، واژههايي متفاوت و گاه بيارتباط با نفس برنامه منظور ميشود. در كارگاهي كه هفته قبل در آن شركت داشتم، استاد فروزفر و دكتر زارعيان از اساتيد دانشگاه در حوزه روابط عمومي، مفاهيم اين نشستها بحث و ارائه شد. به عقيده من اين بهكارگيري اشتباه مفاهيم به جاي يكديگر نه فقط به اين بحث، بلكه در كل شؤونات كاري و زندگي ما قابل تعميم است. در بسياري از مواقع نميدانيم كه واژهها چه تعريف و كاربردي دارند و بسيار ساده كلمات را به جاي يكديگر به كار ميبريم. خاطرم هست در يكي از كلاسهاي دانشگاه، استاد كلاس چه بحث مفصلي در مورد معاني واژههاي انتظار، چشمداشت و توقع با يكديگر داشت.
سعي ميكنم با رعايت جانب خلاصهگويي، چكيده بحثهاي مطرح شده را در اين يادداشت به بازديدكنندگان گرامي ارائه كنم.
اهداف برگزاري همايشها:
1. شناسايي سازمان به مخاطبان سازمان ( مخاطبان درون سازماني و برون سازماني)
2. ارزيابي و بررسي عملكرد سازمان
3. بهرهگيري از آخرين تجربيات و پيشرفتهاي فناوري
4. تبادل تجربيات
5. آسيبشناسي يك سازمان
6. پيدا كردن راهحلهاي مناسب براي حل مشكلات موجود
7. برنامهريزي براي آينده
8. تقويت روحيه مشاركت بين اعضاي سازمان و اعضاء جامعه
9. كاهش تنشهاي درون سازماني و برون سازماني
10. سرعت دادن به روند رشد و توسعه سازمان
11. شناسايي استعداد و نيروهاي مناسب براي آينده
آسيبهاي برگزاري همايشها:
1. رشد كمي
2. فقدان اثربخشي
3. ضعف در اطلاعرساني
4. برگزاري نامطلوب همايش
5. روشن نبودن اهداف همايش
6. تمركز بر ديدگاههاي نظري و تئوريك
7. فقدان پشتيباني كافي از همايش
8. عدم پيگيري نتايج حاصل از همايش
9. بازتاب ضعيف در رسانهها و افكار عمومي
10. تكراري بودن
11. عدم تناسب موضوع با نيازهاي سازمان يا كشور
انواع همايشها:
كنفرانس: (Conference)
تجمع هياتهاي نمايندگي چند كشور به منظور بحث، مشورت و تبادل نظر درباره يك موضوع واحد و مشخص در چارچوب نشست عمومي و كميسيونهاي ويژه
كنگره: ( Congress)
از كلمه Congregate گرفته شده است. يعني گردهم آمدن
سلسله جلسات رسمي نمايندگان كشورها يا تشكلهاي مختلف از جمله گروهها، اجزاب، گروهها و اصناف براي بحث و تبادل نظر درباره مشخص و شناسايي راه حل مشكلات و يا ترسيم برنامه آينده
مصارف جنبي كنگره: براي قوه مققنه كشورها از اين واژه استفاده ميشود. Congress
سمينار:
semenarioum به معناي كلاس درس بوده.
مجموعه اي از جلسات كه با حضور افراد متخصص در رشتههاي خاص تشكيل ميشود تا آخرين پيشرفتها و دستاوردهاي علمي و فني را به آگاهي ديگر متخصصان برسد.
متخصصان با اختلاف سطح در سمينار شركت ميكنند.
سمپوزيوم:
در زبان يونان قديم به مجالس مهماني براي خوردن و نوشيدن اطلاق ميشده است.
امروز اين واژه به گردهمايي علمي و فني با حضور متخصصان همسطح براي ارائه سخنراني و مقاله در مورد دستاوردهاي رشته خاص اطلاق ميگردد.
