تعاريف، آسيب‌ها و اهداف برگزاري همايش

يكي از وظايف هر روابط عمومي برگزاري همايش، كنفرانس‌هاي‌خبري و گردهم‌آيي‌هايي از اين قبيل است. براي هر يك برنامه‌هايي كه يك روابط عمومي برگزار مي‌كند، واژه و تعريف خاصي وجود دارد كه غالباٌ به دليل بي‌اطلاعي از تعريف صحيح اين برنامه‌ها، واژه‌هايي متفاوت و گاه بي‌ارتباط با نفس برنامه منظور مي‌شود. در كارگاهي كه هفته قبل در آن شركت داشتم، استاد فروزفر و دكتر زارعيان از اساتيد دانشگاه در حوزه روابط عمومي، مفاهيم اين نشست‌ها بحث و ارائه شد. به عقيده من اين به‌كارگيري اشتباه مفاهيم به جاي يكديگر نه فقط به اين بحث، بلكه در كل شؤونات كاري و زندگي ما قابل تعميم است. در بسياري از مواقع نمي‌دانيم كه واژه‌ها چه تعريف و كاربردي دارند و بسيار ساده كلمات را به جاي يكديگر به كار مي‌بريم. خاطرم هست در يكي از كلاس‌هاي دانشگاه، استاد كلاس چه بحث مفصلي در مورد معاني واژه‌هاي انتظار، چشم‌داشت و توقع با يكديگر داشت.
سعي مي‌كنم با رعايت جانب خلاصه‌گويي، چكيده بحث‌هاي مطرح شده را در اين يادداشت به بازديدكنندگان گرامي ارائه كنم.

اهداف برگزاري همايش‌ها:
1. شناسايي سازمان به مخاطبان سازمان ( مخاطبان درون سازماني و برون سازماني)
2. ارزيابي و بررسي عملكرد سازمان
3. بهره‌گيري از آخرين تجربيات و پيشرفت‌هاي فناوري
4. تبادل تجربيات
5. آسيب‌شناسي يك سازمان
6. پيدا كردن راه‌حل‌هاي مناسب براي حل مشكلات موجود
7. برنامه‌ريزي براي آينده
8. تقويت روحيه مشاركت بين اعضاي سازمان و اعضاء جامعه
9. كاهش تنش‌هاي درون سازماني و برون سازماني
10. سرعت دادن به روند رشد و توسعه سازمان
11. شناسايي استعداد و نيروهاي مناسب براي آينده

آسيب‌هاي برگزاري همايش‌ها:
1. رشد كمي
2. فقدان اثربخشي
3. ضعف در اطلاع‌رساني
4. برگزاري نامطلوب همايش
5. روشن نبودن اهداف همايش
6. تمركز بر ديدگاه‌هاي نظري و تئوريك
7. فقدان پشتيباني كافي از همايش
8. عدم پيگيري نتايج حاصل از همايش
9. بازتاب ضعيف در رسانه‌ها و افكار عمومي
10. تكراري بودن
11. عدم تناسب موضوع با نيازهاي سازمان يا كشور

انواع همايش‌ها:
كنفرانس: (Conference)
تجمع هيات‌هاي نمايندگي چند كشور به منظور بحث، مشورت و تبادل نظر درباره يك موضوع واحد و مشخص در چارچوب نشست عمومي و كميسيون‌هاي ويژه
كنگره: ( ‍Congress)
از كلمه Congregate گرفته شده است. يعني گردهم آمدن
سلسله جلسات رسمي نمايندگان كشورها يا تشكل‌هاي مختلف از جمله گروه‌ها، اجزاب، گروه‌ها و اصناف براي بحث و تبادل نظر درباره مشخص و شناسايي راه حل مشكلات و يا ترسيم برنامه آينده
مصارف جنبي كنگره: براي قوه مققنه كشورها از اين واژه استفاده مي‌شود. Congress
سمينار:
semenarioum به معناي كلاس درس بوده.
مجموعه اي از جلسات كه با حضور افراد متخصص در رشته‌هاي خاص تشكيل مي‌شود تا آخرين پيشرفت‌ها و دستاورده‌اي علمي و فني را به آگاهي ديگر متخصصان برسد.
متخصصان با اختلاف سطح در سمينار شركت مي‌كنند.
سمپوزيوم:
در زبان يونان قديم به مجالس مهماني براي خوردن و نوشيدن اطلاق مي‌شده است.
امروز اين واژه به گردهمايي علمي و فني با حضور متخصصان هم‌سطح براي ارائه سخنراني و مقاله در مورد دستاوردهاي رشته خاص اطلاق مي‌گردد.