چك ليست برگزاري يك مصاحبه مطبوعاتي

ماحصل كارگاه برگزاري گردهمايي‌ها مطالب مفيد دكتر زارعيان بود در مورد برگزاري مصاحبه‌هاي مطبوعاتي و مواردي كه روابط عمومي براي برگزاري يك مصاحبه مطبوعاتي مدنظر داشته باشد. در موارد ذيل، مصاحبه هم، نوعي گردهم آيي ديده شده است كه تك‌تك موارد مهم و قابل توجه و به‌كار بستن آن در برخي موارد ضروري است. چك ليست مورد بحث به شرح ذيل است:

مصاحبه مطبوعاتي:1. اطلاع از نظر مدير يا تعيين مصاحبه شونده
2. تعيين موضوع ( چند موضوعي و تك موضوعي)
3. تعيين و تنظيم زمان ( زمان از طرف روابط عمومي مي‌بايست پيشنهاد مي‌شود نه از طرف مصاحبه كننده1 تا4 شنبه بهترين زمان است، با مصاحبه فرد ديگري تداخل نداشته باشد)
4. تعيين مكان برگزاري مصاحبه: ميز و صندلي، ميكروفن، فضاي فيزيكي سالن،‌ محل استقرار مصاحبه شونده مدير جلسه و مدعوين و خبرنگاران
5. تهيه بيوگرافي مصاحبه شونده : به صورت مكتوب و شفاهي توصيه مي‌شود
6. عكاس بايد داشته باشيم
7. ضبط داشته باشيم
8. خودكار و مداد باشد
9. اطلاعات يا جزوه آماده باشد
10.‌ آب و پارچ يا ليوان باشد
11. امكانات قبل و بعد از جلسه داشته باشيم.
12. تلفن و فاكس بايد تعدادي خارج از سالن وجود داشته باشد و امكانات ميل
13. مترجم براي موارد مورد لزوم
14. سي دي عكس از برنامه و شخص مصاحبه شونده استفاده شود.
15. ويدئو پرژكشن و ويدئو آماده باشد ترجيحا لپ‌تاپ و كامپيوتر آماده باشد
16. تهيه ليست خبرنگاران: الف) خبرنگاران روزنامه‌ها ب) خبرگزاري‌ها ج) صدا و سيما د)خبرنگاران تخصصي ه) خبرنگاران آزاد و) عكاسان
17. مشخص كردن كساني‌كه بايد در كنار مصاحبه شونده باشند. از سازمان ( معاونين يا مدير كل يا كارشناس) يا خارج از سازمان ( خيرين يا ... )
18. ارسال كارت دعوت يا دعوت‌نامه الف: مصاحبه شونده ب) موضوع ج) زمان د) اعلام شماره تماس
19. پيگيري و اطمينان از رسيدن دعوت‌نامه
20. يادآوري تلفني
21. كار ويژه با خبرنگاران راديو و تلويزيون و خبرگزاري‌‌ها
22. اطلاع به مسئول مربوطه براي تميز كردن سالن
23. اقدامات روز قبل از مصاحبه: بازيد سالن، هماهنگي با حراست و نگهباني، پيش‌بيني پاركينگ براي خبرنگاراني كه خودرو دارند، تست ميكروفن و دوربين و ...
24. اقدامات روز مصاحبه، بازيد نهايي سالن، حضور قبل از همه در سالن، كنترل نگهباني و پاركينگ، استقرار مأمور راهنما، پذيرايي تدريجي از دعوت شدگان، يادداشتت خبرنگاران حاضر، شروع مصاحبه با معرفي مصاحبه شونده توسط روابط عمومي، كنترل نظم سالن، خيرمقدم، اسامي خبرنگاران رو مصاحبه شونده بدهيم. اگر خبرنگاري خواست سؤال كند، خودش رو معرفي كند.
25. مشايعت خبرنگاران
26. آماده كردن خودرو براي جابجايي خبرنگاران
27. پياده كردن نوار
28. تنظيم خبر و ارسال براي خبرنگاراني كه حضور نداشته‌اند.
29. تماس با خبرنگاران راديو تلويزيون براي اطلاع از زمان پخش
30. ضبط برنامه بعد از پخش
31. تهيه بريده جرايد روز بعد
32. تحليل محتواي اخبار انتشاريافته
33. تشكر از خبرنگاراني كه مطلب رو خوب كار كرده‌اند.
34. قيد اين برنامه در گزارش ماهيانه روابط عمومي