تمركز انتشارات در روابط عمومي، جلوگيري از موازي‌كاري

يكي از وظايف ذاتي هر روابط عمومي چاپ و انتشارات اطلاعات رسيده واحد‌ها يا اطلاع‌رساني از طريق اقلام انتشاراتي است. مطمئن هستم كه تاكنون در سازمان يا شركت خود با چاپ جزوه، كتاب يا پوستري مواجه شده‌ايد كه خود شما هم به عنوان روابط عمومي اولين بيننده آن بوده‌ايد.
سؤال:
چرا روابط عمومي در مراحل طراحي يا چاپ اين پوستر، نشريه يا كتاب بي اطلاع مانده؟
حتما واحد سازماني مربوطه از وجود روابط عمومي در سازمان خود بي‌اطلاع است. روابط عمومي در تجربه‌هاي سابق در امور چاپي و انتشاراتي عملكرد خوبي نداشته است و واحد مربوطه سليقه خود را به روابط عمومي ترجيح داده است. و هزار تصور و گمان ديگر...
اما اگر در يك روابط عمومي بزرگ باشيد و ناگهان يكي از نشريات استاني يا منطقه‌اي وابسته به سازمان شما طي يك نامه رسمي به دست شما برسد، از ديدن صفحات بي‌محتوا يا بدشكل آن نشريه يا بروشور احساس تأسف نمي‌كنيد؟
يك تجربه و راه‌حل:
براي تمركز در امور انتشاراتي سازمان، بخشنامه‌اي را آماده كرديم كه براي چاپ هر كتاب، واحد متقاضي بايد فرم اطلاعاتي پيوست بخشنامه را تكميل و به همراه نسخه پرينت شده كتاب براي تأييد به شوراي نظارت بر انتشارات سازمان كه تشكيل دهنده و دبيرخانه آن روابط عمومي است، ارسال كند. در فرم ارسالي، اطلاعاتي نظير واحد درخواست كننده، تاريخ درخواست، نام كتاب، موضوع، مخاطبين، اهداف انتشار، ضرورت انتشار،‌ نوع تأليف (ترجمه، تدوين، ‏تأليف يا‌ تجديد چاپ) و مشخصات كتاب شامل تعداد صفحات، شمارگان درخواستي، قطع، نوبت چاپ و نوع چاپ ‏آمده است. با برگزاري منظم و دوره‌اي جلسات شوراي نظارت بر انتشارات سازمان، كتاب‌هاي رسيده بررسي و در صورت تأييد براي طي دريافت مجوز چاپ و امور انتشاراتي به روابط عمومي ارسال مي‌شوند.
با كسب مجوز نشر از وزارت فرهنگ و ارشاد، همه كتاب‌ها به وسيله انتشارات روابط عمومي به چاپ مي‌رسند. با انجام اين طرح از انتشار كتاب‌هايي كه ارزش چاپ ندارند جلوگيري مي‌شود و مسئولين سازمان هم از محتواي كتاب‌هاي به چاپ رسيده اطلاع پيدا مي‌كنند. جلوگيري از هزينه‌هاي بيهوده چاپ و متحدالشكل شدن همه كتاب‌ها از فوايد جنبي اين طرح است.